Общая статья по экспорту

Часто клиенту необходимо выгрузить свои данные (сделки, контакты и компании) из аккаунта.
В нашей системе вы можете сделать экспорт (выгрузку) данных прямо из своего аккаунта.
Разберем в отдельности экспорт контактов или компаний и экспорт сделок.

В каком тарифном плане доступен экспорт?
На любом тарифном плане, даже если ваш аккаунт заблокирован.

Какими правами должен обладать пользователь, чтобы сделать экспорт?

  • Администратор аккаунта;
  • Пользователь, обладающий правами на экспорт;

Администратор может настроить права по экспорту любому менеджеру. 

Для этого необходимо:

  • Перейти в раздел "Настройки";
  • Открыть раздел "Пользователи и права";
  • Выбрать пользователя и нажать на значок редактирования.

Права по экспорту редактируются по сделкам, контактам и компаниям.

Возможно установить следующие права:

  • Разрешено (пользователь может сделать экспорт);
  • Все в группе (пользователь может сделать экспорт своих данных и данных пользователей в его группе);
  • Если ответственный (пользователь может сделать экспорт только тех данных, за которые он является ответственным);
  • Запрещено (пользователь не может сделать экспорт).

Ограничения по экспорту:
  • Не более 500 контактов или компаний или сделок в одном файле;
  • Нет экспорта задач;
  • Нет экспорта событий;
  • Нет экспорта звонков;
  • Нет экспорта аналитики.
  • экспортируется только последние 5 примечаний.

 

Экспорт контактов или компаний.

Для начала вам необходимо:
  • Перейти в раздел "Контакты";
  • Выбрать "Контакты" или "Компании" или "Все" (при выборе кнопки "Все" будут выгружены и контакты и компании в одном файле);
  • Справа вверху нажать на "Еще";
  • Нажать из списка на "Экспорт".

Следующий шаг - выбор формата, в котором будет сделан экспорт:   
  • Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
  • Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы);
  • Экспорт в vCard (формат поддерживает мобильный телефон).

Важно! Вы можете нажать на "экспорт всех контактов", и у вас выгрузятся все контакты. Однако, в нашей системе существует системное ограничение на количество контактов, экспортируемых за один раз - 500 элементов. Если у вас больше 500 контактов, то чтобы экспортировать всю базу, вам нужно нажать поочередно на каждую цифру внизу. У вас будет несколько файлов по 500 контактов в каждом.

Экспорт сделок.

Для начала вам необходимо:
  • Перейти во вкладку "Сделки";
  • Справа вверху нажать на "Еще";
  • Нажать на "Экспорт".
Следующий шаг - выбор формата, в котором будет сделан экспорт:   
  • Экспорт в Excel (экспорт контактов в формате Microsoft Excel);
  • Экспорт в CSV-файл (разновидность формата Excel. Служит для импорта в различные программы).
Важно! При экспорте сделок есть ограничение по выгрузке файлов - не более 500 сделок в одном файле.

Что будет получено в результате экспорта?

В результате экспорта контактов, вы получите файл со следующими столбцами:
  • Тип (показывает контакт или компанию);
  • Наименование (название контакта или компании);
  • Компания (название компании; если в поле "наименование" указана компания, то этот столбец будет пустой);
  • Дата создания (дата создания контакта или компании);
  • Создатель (пользователь, который создал контакт или сделку);
  • Дата изменения (дата, когда были внесены изменения в контакт или компанию);
  • Автор изменения (тот пользователь, который внес изменения в контакт или компанию);
  • Теги (теги, которые поставлены к контакты или компанию);
  • Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
  • Ответственный (пользователь, ответственный за сделку или контакт);
  • Сделки (указаны названия сделок, которые привязаны к контакту или компании);
  • Должность,Телефон,Email,Адрес,Web (стандартные и дополнительные поля которые указаны в карточке контакта или компании);
  • Mailchimp (экспортируется в том случае, если есть интеграция с Mailchimp. Показывается подписан ли контакт на рассылку);
  • Примечания (экспортируются примечания, которые создал пользователь. Будет создано столько столбцов, сколько примечаний у вас создано в контакте или компании);
  • Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в контакте или компании. В названии будет указано название этого поля);

В результате экспорта сделок, вы получите файл со следующими столбцами:

  • Название сделки;
  • Компания (название компании, которая прикреплена к сделке);
  • Основной контакт (контакт, который прикреплен к сделке. Если к сделке прикреплено несколько контактов, то основным является тот, который был создан первым);
  • Компания контакта (компания, которая прикреплена к основному контакту);
  • Ответственный (пользователь, ответственный за сделку);
  • Статус сделки (статус, который присвоен сделке);
  • Бюджет (бюджет сделки);
  • Дата создания (дата, когда была создана сделка);
  • Кем создано (пользователь, который создал сделку);
  • Дата изменения (дата последнего изменения сделки);
  • Кем изменено (пользователь, который последним изменил сделку);
  • Теги сделки (теги, которые присвоены сделке);
  • Ближайшая задача (отображается дата ближайшей задачи);
  • Дата закрытия (отображается дата, когда сделка переведена в статус "успешно реализовано" или "закрыто и не реализовано", т.е. закрыта. Если сделка не закрыта, то будет указан статус "не закрыта");
  • Должность, телефон, Email, Адрес (стандартные поля, которые указаны в основном контакте);
  • Примечания (экспортируются примечания, которые создал пользователь. Будет создано столько столбцов, сколько примечаний у вас создано в контакте или компании);
  • Дополнительные поля (Экспортируются все поля, которые созданы в сделке или в прикрепленном контакте. В названии будет указано название этого поля).

Выгруженный файл вы можете импортировать в свой аккаунт.
Однако, следует учесть, что задачи импортировать через Excel невозможно. Подробнее об импорте вы можете узнать в статье Импорт

Часто задаваемые вопросы:

В какой кодировке производится экспорт?

Экспорт производится в кодировке UTF-8 и WIN-1251.

Почему у меня экспортируется не все примечания, а только часть из них?

На данный момент в нашей системе есть ограничения по экспорту в CSV файл - экспортируется только последние 5 примечаний. Экспорт в Excel не ограничен. В нем экспортируются все примечания.

Как экспортировать более 500 данных?

По умолчанию экспортируется 500 контактов,компаний или сделок. Если ваша база больше, то вам нужно будет поступить следующим образом:

  • Зайдите в раздел "Контакты" или "Сделки";
  • Нажмите на кнопку "Ещё";
  • Справа над списком выберите пункт "Экспорт";
  • В пункте "Экспорт в Excel" рядом со ссылкой "Экспорт всех контактов";
  • Нажмите на каждую цифру.

После сохранения,у вас будет несколько файлов по 500 контактов в каждом из них.

На скриншоте рассмотрен пример экспорта сделок. Так как контактов больше 500, Вам нужно нажать на цифры "1" и "2", после чего вы получите два файла с Вашими сделками.

Как сделать полный экспорт данных?

Полный экспорт данных в нашей системе сделать нельзя, можно сделать только по 500 сделок, контактов или компаний.

Однако, на профессиональном тарифе вы можете сделать полное резервное копирование в формате Excel. Если у вас подключен этот тариф, вам необходимо сделать следующее:

  • Перейти в раздел "Настройки";
  • Открыть раздел "Безопасность".

Здесь вы можете нажать на "резервное копирование сейчас" или же настроить автоматическое копирование раз в неделю или раз в месяц.

В течение некоторого времени, вам на почту поступит файл, содержащий все данные аккаунта:

  • Все сделки;
  • Все контакты;
  • Все компании;
  • Все задачи;
  • Все пользователи.

Эти данные не предназначены для дальнейшего импорта через интерфейс, так как файлы не содержат ID сделок, контактов, пользователей и задач. Такой файл можно использовать для того, чтобы добавить данные в аккаунт с помощью API. Если у вас есть свои разработчики, они могут сделать это, ознакомившись с нашей документацией: https://developers.amocrm.ru/introduction.php

Также вы можете обратиться к нашим партнерам, которые могут помочь вам загрузить данные из файлов резервного копирования. Для того, чтобы составить заявку партнерам, просто напишите письмо в службу поддержки через форму обратной связи в вашем аккаунте или на почту support@amocrm.ru.

Здесь также отображается история, когда было сделано резервное копирование. В любой момент можете скачать вашу базу из списка.


Как сделать экспорт задач?

Сделать экспорт задач невозможно на текущий момент.

Однако, вы можете скачать мобильное приложение для iPhone или Android и настроить синхронизацию задач. В самом приложении можно настроить уведомление о задачах за определенное количество времени до окончания срока исполнения задачи.

Также можно настроить синхронизацию с Google-календарем. Для этого вам необходимо:

  • Перейти в раздел "Задачи";
  • Нажать на "Еще".

Здесь вы увидите инструкцию по синхронизации.

Важно! После установки календаря, все задачи появится в Google-календаре. Однако, в данный момент не установлена мгновенная синхронизация после появления новых задач. Google сам решает, когда именно нужно синхронизировать данные, но это происходит не реже чем один раз в день. Синхронизация работает только в одностороннем порядке, т.е. из amoCRM в Google-календарь. Обратной синхронизации нет.

Почему у меня не экспортируются закрытые сделки?

Зачастую, это связано с тем, что по умолчанию показываются только открытые сделки, т.е. не включены сделки со статусами "успешно реализовано" и "закрыто и не реализовано".

Чтобы это проверить необходимо:

  • Зайти в раздел "Сделки";
  • Слева внизу найти фильтр;
  • Открыть список статусов.

Если вы увидели данные как на скриншоте, необходимо:

  • Нажать галочки напротив каждого статуса;
  • Применить фильтр;
  • Слева вверху нажать на "Еще";
  • Нажать на "Экспорт".

После этого у вы можете экспортировать все сделки, которые у вас есть в аккаунте.

Есть ли возможность экспортировать сделки с определенным периодом или фильтром?

Да, такая возможность есть. Вы можете сделать нужный фильтр или выбрать определенный период. После этого экспортируются те сделки, которые вы выбрали.

Я установил приложение на телефон. В настройках приватности мне запрещено делать экспорт, но приложение синхронизирует данные. Почему?

Можно запретить сделать экспорт из аккаунта в браузере. Однако, если вы используете приложение, то в телефоне будут те данные, которые видны пользователю.

Чтобы пользователь не мог синхронизировать данные в телефон, администратор аккаунта может воспользоваться функцией "ограничение по API". Для этого администратору необходимо:

  • Зайти в "Настройки";
  • Нажать на "Безопасность";
  • В области "Фильтрация доступа к API" нажать на переключатель.

После этого к вашему аккаунту будет запрещен доступ через API. Однако, следует учесть, что в этом случае вы ограничите не только доступ к приложению, но и доступ почти ко всем виджетам (т.е. виджеты не будут работать).

Я не вижу кнопку "экспорт" в своем аккаунте. В чем может быть причина?

Это значит, что администратор аккаунта ограничил вам доступ к экспорту. За более подробной информации, вам необходимо обратиться к администратору аккаунта.

Есть ли возможность экспортировать аналитику в формате PDF или в любом другом формате?

Данная возможность отсутствует на данный момент. Даже через API это сделать нельзя.

Есть ли возможность экспортировать аналитику в формате PDF через API?

Сделать экспорт аналитики в формате PDF через API невозможно.

Как при экспорте контактов добавить имя компании, в которой работает этот контакт?

При экспорте контактов вы найдете столбец "Компания". В нем будет информация о компании, которая привязана к контакту.

Как выгрузить регион в котором работает компания, вместе с ее названием?

При экспорте компаний или контактов, вы найдете столбец "Адрес", в котором и будет указан регион. Если регион указан в дополнительном поле, то этот столбец тоже будет в вашем файле.

Как выгрузить данные, чтобы потом их распечатать?

После того как вы сделаете экспорт, необходимо:

  • Открыть файл с экспортом;
  • Нажать слева вверху на "Файл";
  • Нажать на "Печать":

Доступен ли экспорт с мобильного приложения?

 Нет, с мобильного приложения выполнить экспорт невозможно.

Есть ли возможность выгружать информацию автоматически в определенное время?

Такой возможности нет. Экспорт делается только вручную. Однако, вы можете сделать бэкап данных. Этот вопрос рассмотрен в этой статье чуть выше.

Есть ли возможность сделать экспорт и последующий импорт в другие системы?

Да, конечно. Вы можете сделать экспорт в формате Excel и далее загрузить этот файл в любую другую систему, поддерживающей импорт в Excel.

 

 

Еще есть вопросы? Отправить запрос
На базе технологии Zendesk